Technische Dokumentation – Wiki

Grundlagen, Abgrenzung und systematische Strukturierung

Bevor wir in die fachlichen Grundlagen einsteigen, finden Sie im folgenden Abschnitt eine kompakte FAQ-Sektion mit Antworten auf häufige Fragen rund um die Technische Dokumentation. Diese dient als schneller Einstieg in zentrale Begriffe und Zusammenhänge.

Bevor ein Produkt verkauft bzw. zum Einsatz kommen kann, müssen viele Informationen und Daten gesammelt und zusammengetragen werden. Interne Dokumente können z. B. sein:

  • Technische Zeichnungen
  • Risikobeurteilung
  • Pflichtenheft
  • Zertifikate und Prüfberichte
  • Material- und Stücklisten

Im Grunde genommen bedeutet das: Illustrieren statt Beschreiben. Alle wichtigen Informationen werden über Bilder vermittelt. Oftmals sind sie aussagekräftiger als reiner Text. Sie senken Übersetzungskosten oder sie entfallen ganz. Noch interessanter kann die Informationsübermittlung in Form von bewegten Grafiken, Animationen oder Filmen erfolgen. Diese könnten bei Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten am Interface einer Maschine abgerufen werden.

Besondern für Unternehmen mit mehreren Technischen Redakteuren sind sprachliche Standards besonders relevant. Die Konsistenz in Wortwahl und Stil steigert die Textverständlichkeit, reduziert Übersetzungskosten und steigert somit die Qualität Ihrer Dokumentation. Die Regeln Ihrer Standardisierung halten Sie in einem Redaktionsleitfaden fest.

Natürlich kann man einfach drauflos schreiben, es führt aber schnell zum Chaos! Strukturierungsmethoden sind sozusagen die Anleitung für die Anleitung und besonders wichtig für jeden Technischen Redakteur. Ziel einer Strukturierungsmethode ist es, Technische Dokumentation systematisch und strukturiert zu erstellen. Man gliedert Informationen in sinnvolle Einheiten. Somit können Benutzer die gewünschte Information leichter finden und diese besser verstehen!

Im Internet findet man zahlreiche Beispiele von schlechten Anleitungen. Oft sind es Übersetzungsfehler, die uns zum Schmunzeln bringen. Auch kann es vorkommen, dass die gelieferte Anleitung nicht zum Produkt passt. Manche Anleitungen sind reine Funktionsbeschreibungen und haben keinerlei Handlungsanforderungen oder es fehlen komplette Kapitel auf die eigentlich verwiesen werden soll.

Die Technische Dokumentation muss im digitalen Zeitalter beachten, dass immer weniger Leser sich eine komplette Anleitung durchlesen. Wir sind es aus unserem Alltag gewöhnt, Inhalte sofort und passend zu erhalten. Daher sind zielgruppengerechte und intelligent verknüpfte Informationen für die Technische Dokumentation essentiell.

Eine Anlagendokumentation unterscheidet sich von einer normalen Dokumentation im Grunde nur in ihrem Umfang und der Komplexität. Eine Anlage ist ein Verbund von mehreren Maschinen. Es ist somit für jede Maschine eine Dokumentation notwendig. Der Hersteller muss sich überlegen, wie er die Dokumentation organisiert und bereitstellt. Auch hier gilt: Die Dokumente müssen den Zielgruppen angepasst werden.

Betriebsanleitungen werden in den meisten Fällen neben Papier auch digital zur Verfügung gestellt. Doch Augmented Reality geht noch einen Schritt weiter. Mit dieser Technologie lässt sich die Realität mit virtuellen Daten erweitern. Über mobile Endgeräte wie Tablets, Smartphones oder AR-Brillen lassen sich dann die hinterlegten Informationen anzeigen. Der Aufruf kann z. B. über einen QR-Code aufrufen.

Künstliche Intelligenz (KI) hat auch in der Technischen Dokumentation ihren Einsatz gefunden. KI bietet die Möglichkeit Informationsmodule automatisch mit Metadaten zu versehen. Metadaten sind in Redaktionssystemen von großer Bedeutung und müssen jedem Informationsmodul von Hand zu geordnet werden. Besonders Anwendungen wie „Content Delivery Portale“ sind auf die Zuweisung von Metadaten angewiesen, um Anwendern eine facettierte Suche zu ermöglichen.

Metadaten können als eine der wichtigsten Werkzeuge für die Technische Dokumentation in Content Management und Content Delivery fungieren. Mit Metadaten lassen sich Produkte automatisiert zu bestimmten Gruppen zuordnen, Zielgruppen festlegen oder Geräteeigenschaften managen.

Als Hersteller meines Produktes bzw. meiner Maschine muss ich darauf achten, dass meine Technische Dokumentation dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Verbesserte Methoden und Weiterentwicklungen zur Produktsicherheit müssen in der Betriebsanleitung aktualisiert werden.

Was ist Technische Dokumentation?

Unter Technischer Dokumentation verstehen wir zwei klar voneinander unterscheidbare Dokumentarten:

  1. Produktinformationen, die in der Kaufphase bereitgestellt werden

  2. Anwenderdokumentationen, die produktbegleitend genutzt werden

Diese Unterscheidung ist entscheidend, da beide Dokumentarten unterschiedliche Zwecke erfüllen und unterschiedlich strukturiert sein müssen.

Abgrenzung

Manchmal werden auch die internen Entwicklungsdokumentationen unter Technischer Dokumentation verstanden. Wir verwenden diesen Begriff aber in diesem Zusammenhang nicht.

Klassifizierung

Dokumente in der Kaufphase unterscheiden sich grundlegend von produktbegleitenden Dokumenten. Entscheidend ist der Nutzungskontext:

  • Kaufentscheidung
  • Produktauswahl
  • Bedienung
  • Installation
  • Wartung

Was ist Anwenderdokumentation?

Produktbegleitende Dokumente werden während des Produkteinsatzes benutzt. Sie dienen dem Zweck, das Produkt problemlos und sicher einsetzen zu können. Diese Dokumente kann man unter dem Begriff Anwenderdokumentation zusammenfassen.

Detaillierte Informationen zum Thema Anwenderdokumentation erhalten Sie hier: Anwenderdokumentationen – Produkte sicher einsetzen (arakanga.de).

Was ist Produktinformation?

In der Kaufphase dienen die Dokumente dem Zweck, das Produkt beurteilen und die richtige Variante auswählen zu können. Diese Dokumente kann man unter dem Begriff Produktdokumentation zusammenfassen.

Detaillierte Informationen zum Thema Produktinformation erhalten Sie hier: Produktinformationen · ARAKANGA GmbH.

Beispiele

Beispiele für Technische Dokumentation sind:

In der Kaufphase

  • Produktkataloge
  • Technische Datenblätter
  • Prospekte

Produktbegleitend

  • Betriebsanleitungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Installationsanleitungen
  • Wartungsanleitungen
  • Online-Hilfen

Bedeutung für Unternehmen

Technische Dokumentation ist heute nicht nur Informationsmedium, sondern:

  • Bestandteil der Produktsicherheit
  • regulatorische Verpflichtung
  • Haftungsrelevanter Nachweis
  • Serviceinstrument
  • Internationalisierungsfaktor

Eine systematisch aufgebaute Dokumentationsstrategie reduziert Risiken, steigert Effizienz und schafft Transparenz in komplexen Produktumgebungen.

Wir machen Sie erfolgreicher!

Jeder Kunde, jedes Produkt und damit jedes Projekt ist einzigartig und erfordert ein individuelles Konzept. Wir von der reinisch GmbH entwickeln für Sie dieses passende Konzept und übernehmen alle Schritte der (Technischen) Dokumentation für Ihr Unternehmen.