Technische Dokumentation – Wiki

Technische Dokumentation begleitet Produkte von der ersten Kaufentscheidung bis zum täglichen Einsatz – und ist dabei weit mehr als ein Pflichtbeiwerk. Dieser Artikel erklärt, was Technische Dokumentation genau umfasst, welche zwei grundlegenden Dokumentarten unterschieden werden und warum eine durchdachte Dokumentationsstrategie für Unternehmen heute geschäftskritisch ist. Ob Sie erstmals mit dem Thema in Berührung kommen oder Ihre bestehende Dokumentation überdenken möchten: Hier finden Sie einen klaren Einstieg.

Technische Dokumentation ist kein einheitliches Konzept – dahinter verbergen sich zwei grundlegend verschiedene Dokumentarten, die oft verwechselt oder in einen Topf geworfen werden:

1. Produktinformationen, die in der Kaufphase bereitgestellt werden
2. Anwenderdokumentationen, die produktbegleitend genutzt werden

Manchmal werden auch interne Entwicklungsdokumentationen bzw. technische Unterlagen (z. B. Stücklisten, technische Berechnungen, Risikobeurteilung) unter dem Begriff Technische Dokumentation gefasst. Dies sind aber firmeninterne Dokumente, die nur bei Anforderung durch eine Marktaufsichtsbehörde an diese übergeben werden müssen.

Produktinformationen begleiten potenzielle Käufer auf dem Weg zur richtigen Produktwahl. Sie helfen dabei, technische Eigenschaften zu beurteilen. Je nach Einsatzfall kann die Detailtiefe der technischen Daten zu einem Produkt stark schwanken. Produktinformationen sind typischerweise Marketingunterlagen, die durch Bilder und werbliche Texte bzw. hervorgehobene Alleinstellungsmerkmale die Vorzüge eines Produktes hervorheben sollen. Typische Vertreter sind Prospekte und technische Datenblätter zu einem Produkt.

Anwenderdokumentationen kommen zum Einsatz, sobald das Produkt gekauft ist. Sie sollen sicherstellen, dass das Produkt korrekt, effizient und sicher verwendet werden kann. Typische Beispiele sind:

• Betriebsanleitungen
• Bedienungs- und Installationsanleitungen
• Wartungsanleitungen
• Online-Hilfen

Der verpflichtende Inhalt der Dokumente wird in vielen Normen und Richtlinien festgelegt:

• EN 82079 – Erstellung von Gebrauchsanleitungen
• EN 12100 – Sicherheit von Maschinen
• EN 20607 – Sicherheit von Maschinen – Anleitung
• ANSI Z535 – US-Norm für Symbole und Farben von Warnhinweisen

Dazu gibt es noch für unterschiedliche Bereiche EU-Richtlinien, die Inhalte der Technischen Dokumentation und Betriebsanleitungen festlegen. Die wesentlichen sind:

• 2006/42/EG Maschinenrichtlinie
• 2014/35/EU Niederspannungsrichtlinie
• 2014/30/EU EMV-Richtlinie
• 2014/68/EU Druckgeräterichtlinie

Die Technische Dokumentation wird in vielen Unternehmen noch immer als nachgelagerter Pflichtprozess betrachtet. Das ist ein Irrtum. Jedes Produkt ist erklärungsbedürftig. Je komplexer ein Produkt ist, umso mehr Wissen muss über die Dokumentation vom Hersteller zum Anwender transportiert werden. Wesentliche Aspekte sind:

• Wie wird es aufgebaut?
• Wie wird es in Betrieb genommen?
• Wie wird es betrieben?
• Wie ist es zu reinigen bzw. zu pflegen?
• Wie muss es gewartet werden?
• Wie muss es entsorgt werden?

Zusammen mit der Risikobeurteilung wird jede Tätigkeit hinsichtlich Gefahren bewertet und durch klare Instruktionen mit den notwendigen Warnhinweisen für den Anwender erklärt: Was ist wann zu tun, was ist das Ergebnis, worauf ist dabei zu achten. Dadurch kann ein Produkt über die komplette Lebensdauer sicher betrieben werden.

Gut aufgebaute und verständliche Dokumentation erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig:

Die Technische Dokumentation ist keine Kür, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Fehlende oder unvollständige Dokumentation kann bei Produkthaftungsfragen zum ernsthaften Problem werden. Mit einer normativ korrekten Dokumentation schützen Sie nicht nur die Endnutzer Ihrer Produkte, sondern auch das eigene Unternehmen vor Strafen in einem möglichen Schadensfall. Durch Erfüllung der Richtlinien und Normen wird davon ausgegangen, dass Sie alles Mögliche unternommen haben. Es ist grob fahrlässig, ein Produkt ohne korrekte Dokumentation in den Markt zu bringen.

Eine vollständige und verständliche Anwenderdokumentation reduziert Supportanfragen messbar. Wenn Anwender die Antworten auf ihre Fragen in der Dokumentation einfach auffinden, entlastet das den technischen Support – ein wirtschaftlicher Effekt, der oft unterschätzt wird. Zusätzlich werden Fehlbedienungen vermieden, die zu Regressansprüchen führen könnten.

Eine gute Technische Dokumentation unterstützt den hochwertigen Eindruck Ihres Produktes und die Kundenzufriedenheit. Dies gilt sowohl im B2C- als auch im B2B-Markt.

Im B2B-Markt, wie z. B. im Maschinenbau, werden vor der Inbetriebnahme der Maschine die Mitarbeiter im Umgang geschult. Sind alle Abläufe gut beschrieben, wird die Zufriedenheit mit dem Produkt sofort gestärkt. Kommen Fragen auf oder sind Informationen unklar, führt das hingegen gleich zu einem unguten Gefühl beim Anwender im Umgang mit dem Produkt.

Eine gute Anwenderdokumentation berücksichtigt zusätzlich weitere Aspekte. Für Unternehmen, die in mehrere Märkte exportieren, ist es wesentlich, die Dokumentation so aufzubauen, dass sie leicht an die Anforderungen internationaler Märkte angepasst werden kann. Mehrsprachige, normgerechte Dokumentation ist Voraussetzung für die Marktzulassung in vielen Ländern.

Technische Dokumentation ist weit mehr als ein Beipackzettel oder ein notwendiges Übel. Sie entscheidet mit darüber, ob Produkte sicher eingesetzt werden, ob rechtliche Anforderungen erfüllt sind und ob Kunden langfristig zufrieden bleiben. Und nur zufriedene Kunden bleiben bei der nächsten Kaufentscheidung dem Hersteller treu.

Wegen der Vielzahl an Anforderungen gibt es Spezialisten, die für die normativ korrekte Ausarbeitung der Technischen Dokumentation ausgebildet sind. Bei reinisch stehen deshalb studierte Technische Redakteure für Sie bereit, die Ihre Dokumentation schnell und effizient erstellen.