Doku-Digitalisierung 2.0: Aus Papier wird maschinenlesbares Wissen
Ihre Technische Dokumentation ist ein wertvolles Kapital. Doch wenn sie in starren Formaten vorliegt, kann sie ihr Potenzial für digitale Prozesse nicht entfalten. Papier, statische PDFs oder veraltete Formate sind weder durchsuchbar noch maschinenlesbar – und damit ungeeignet für Übersetzungen, Varianten oder eine Konformitätsbewertung. Eine reine Digitalisierung per Scan oder Standard-OCR reicht hier nicht aus.
Die Herausforderung liegt in der Form, in der diese Informationen vorliegen:
-
Papierunterlagen: unstrukturiert und schwer zugänglich
-
PDFs und Altformate: nicht durchsuchbar, nicht editierbar
-
Tabellen & Layouts: ohne klare Strukturinformationen
-
Veraltete Systeme: ohne Metadaten, nicht anschlussfähig an CMS oder DMS
OCR-Texterkennung allein verliert die semantische Beziehung von Daten – z. B. zwischen Bauteil und Wartungsintervall. Für Redaktionstools, Datenbanken oder KI-Anwendungen bleiben die Informationen damit wertlos.
Unsere Lösung: strukturierte Rekonstruktion
Als erfahrener Dienstleister für Technische Kommunikation gehen wir einen Schritt weiter: Wir rekonstruieren Ihre Dokumentation und machen sie systemkompatibel, modular und KI-ready.
-
Texterkennung & Strukturaufbereitung: aus Papier/Scans entsteht ein bearbeitbarer Grundtext
-
Reformatierung & Formatlogik: klare Vorlagen für Word, HTML oder XML
-
Transformation & Anreicherung: Metadaten, Tabellenstrukturen und Rollen ermöglichen Integration in Redaktionssysteme, DMS oder Content Delivery Portale
Beispiele aus der Praxis
- Wartungstabellen: Mehrseitige Tabellen (Verschleißteile, Intervalle, Parameter) werden vollständig digital erfasst und als editier- und filterbare HTML-Tabellen bereitgestellt.
- Komplexe Layouts: Mehrspaltige Seiten mit verschachtelten Tabellen/Diagrammen werden in saubere HTML-Strukturen mit getrennten Überschriften, Absätzen und Tabellen überführt.
Eine visuelle Tabelle auf Papierform:
Das Ergebnis einer Standard-OCR könnte wie folgt aussehen:
Bauteil Wartungsintervall Verantwortlich Pumpe P-101 6 Monate Team A Motor M-203 12 Monate Team B
Diese Textsequenz ist für eine maschinelle Auswertung (z. B. „Finde alle Bauteile, die von Team A gewartet werden“) wertlos, da die semantische Beziehung zwischen „Pumpe P-101“ und „Team A“ verloren gegangen ist.
Der Lösungsansatz: Intelligente Strukturrekonstruktion
Ihr Nutzen: Zukunftssicherheit, Skalierbarkeit & Investitionsschutz
Ihre Inhalte werden durch die strukturierte Rekonstruktion durchsuchbar, modular und wiederverwendbar – etwa für Übersetzungen, Varianten oder neue Ausgabekanäle. Gleichzeitig ermöglichen die neu gewonnenen Datenstrukturen eine systematische Integration in Redaktionssysteme, Content Delivery Portale oder Dokumentenmanagementsysteme. Auch große Dokumentenmengen lassen sich dabei schrittweise erschließen – ganz ohne Neuschreiben.
Erst durch die semantische Anreicherung mit Metadaten werden Inhalte automatisiert weiterverarbeitbar – sei es für KI-Anwendungen, smarte Suchfunktionen, Chatbots oder die Cross-Media-Ausspielung. So werden selbst jahrzehntealte Bestände zukunftsfähig – bereit für IIoT, Smart Maintenance und automatisierte Übersetzungsprozesse.
Unsere Leistungen für Sie im Überblick
- Strukturierte Digitalisierung und Texterkennung (OCR)
- Rekonstruktion unstrukturierter Inhalte (z. B. aus PDFs, Scans, Papier)
- Reformatierung mit Formatlogik für moderne Editierbarkeit (z. B. Word, HTML)
- Transformation in semantisch angereicherte Formate (z. B. XML, XHTML)
- Metadatenmodellierung für Wiederverwendung, Filterung und Systemintegration
- Integration in Redaktionssysteme, DMS und Content Delivery Portale
- Skalierbare Umsetzung auch bei großen Datenbeständen
- Beratung zu Automatisierung, KI-Integration und Cross-Media-Ausspielung
