Upload-Portal für Lieferantendokumentation
Bei Unternehmen mit einem hohen Anteil an Zukaufkomponenten ist die Strukturierung der von Zulieferern gelieferten Dokumentation häufig zeitaufwendig. Das von reinisch entwickelte Upload-Portal schafft hier Abhilfe: Über eine Weboberfläche können Zulieferer ihre Dokumente direkt strukturiert übermitteln.
Funktionsweise des Upload-Portals
Das Upload-Portal nutzt Templates und Skripte, um Dokumentationen in klar definierte „Schubladen“ einzuordnen. Diese können projekt- oder lieferantenbezogen angepasst werden – auch mehrsprachig, wenn erforderlich.
Schubladen können z.B. für folgende Dokumente bereitgestellt werden:
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Betriebsanleitung
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Wartungsanleitung
- Einbauerklärung
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Verschleißteilliste
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Stücklisten
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Layout-Zeichnungen
Die Prozessdefinitionen sowie das Übergabeformat der Dokumente werden im Projekt individuell festgelegt. Eingereichte Dateien durchlaufen automatische Plausibilitätsprüfungen, zum Beispiel auf das richtige Format oder auf leere Inhalte.
Rollen und Prozesssteuerung
In der Standardkonfiguration gibt es drei Rollen:
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Anfordernde
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Lieferanten
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Freigebende
Alle Beteiligten melden sich im Portal an und können über die Plattform kommunizieren. Jede Schublade durchläuft verschiedene Status wie leer, befüllt, in Bearbeitung und freigegeben. Benachrichtigungen per E-Mail bei relevanten Statusänderungen lassen sich flexibel konfigurieren.
Die im Upload-Portal übergebene Dokumentation kann anschließend zu jedem Zeitpunkt per Mausklick in konfigurierbarer Struktur in das Verzeichnissystem überspielt werden.
Vertragsgrundlage
Da die Art und Weise der Dokumentation nicht standardisiert ist, muss die Nutzung des Upload-Portals mit den Zulieferern vertraglich vereinbart werden.
Vorteile im Einsatz
Die mit dem Upload-Portal gesammelten Dokumentationen können jederzeit per Mausklick in die gewünschte, konfigurierbare Struktur in das Verzeichnissystem übertragen werden. So lassen sich Abläufe vereinfachen und die Qualität der Lieferantendokumentation nachhaltig verbessern.
