Mit der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 verbindlich gilt, hat sich die Spielregel für Betriebsanleitungen grundlegend geändert: Digitale Dokumentationen sind nun offiziell zulässig – und bereits heute gemäß dem aktuellen Leitfaden zur Maschinenrichtlinie möglich. Hersteller, die frühzeitig umstellen, profitieren von effizienteren Prozessen und modernen Informationswegen.

Die Umstellung auf digitale Betriebsanleitungen ist an klare Anforderungen geknüpft: Nutzer müssen verständlich darüber informiert werden, wie sie auf die Anleitung zugreifen können – etwa über die Maschine, die Verpackung oder Begleitdokumente. Die Anleitung muss jederzeit ausdruckbar, downloadbar und über das Internet während der gesamten Lebensdauer der Maschine (mindestens zehn Jahre) verfügbar sein. Für Maschinen im Privatgebrauch bleibt die Papierform verpflichtend. Auf Wunsch muss dem Kunden zudem eine gedruckte Version kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.

Der Einstieg in die digitale Dokumentation erfolgt häufig über das PDF-Format: einfach umzusetzen, gut lesbar und durchsuchbar. Doch PDF bietet nur begrenzten Mehrwert gegenüber Papier – besonders im Hinblick auf strukturierte Informationssuche.

Moderne Lösungen wie Content Delivery Portale (CDP) gehen deutlich weiter. Hier werden Informationen nicht nur angezeigt, sondern vernetzt. Möglich wird das durch sogenannte Informationspakete, die Inhalte (z. B. XML) mit Metadaten und – im Fall von iiRDS – auch mit Ontologieinformationen kombinieren. Daraus entsteht ein durchsuchbares Wissensnetzwerk.

Wir analysieren Ihre Anforderungen, Zielgruppen und Dokumententypen und entwickeln daraus ein strukturiertes Konzept. Die Inhalte werden modular aufgebaut und orientieren sich am Prinzip des topicorientierten Schreibens. Grundlage dafür ist unser Ansatz AraKonzept – ein bewährtes Modell, das Topictypen, Formulierungsmuster und Inhaltsstrukturen definiert und so die Grundlage für effizientes Schreiben legt.

In Kombination mit KI (z. B. Large Language Models) lassen sich Inhalte aus dem CDP in natürlicher Sprache befragen. Der Nutzer erhält präzise Antworten – inklusive Quellenangabe. Das erhöht nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern auch die Verlässlichkeit der Information.

Die Einführung eines CDP erfordert mehr als nur die Auswahl eines geeigneten Systems. Entscheidend sind drei Schritte:

1. Entwicklung oder Anpassung einer Ontologie (z. B. auf Basis von iiRDS)

2. Topic-orientiertes Schreiben der Inhalte – jedes Thema muss für sich verständlich und vollständig sein

3. Anreicherung mit passenden Metadaten

Diese Schritte sind komplex und arbeitsintensiv. Gerade in ausgelasteten Dokumentationsteams fehlt oft die Zeit für solch tiefgreifende Projekte. Hier unterstützen wir Sie als erfahrener Dienstleister – mit Beratung, Know-how und Kapazitäten. Ob bei der Ontologie-Erstellung, der Dokumentenanalyse oder der Überarbeitung vorhandener Inhalte: Wir übernehmen gezielt Aufgaben oder begleiten Sie ganzheitlich.