Prozessautomatisierung on demand
Kennen Sie das? Es gibt Aufgaben, die sich stark ähneln – aber nicht genug, um sie einfach per Template immer wieder abzuwickeln. Stattdessen müssen jedes Mal viele projektbezogene Variablen angepasst werden. Das ist beispielsweise bei der strukturierten Ablage von Dokumentationen der Fall. Die Ablagestruktur scheint gleich – ist es aber nur auf den ersten Blick. Solche Aufgaben sind zeitintensiv, erfordern volle Konzentration und binden wertvolle Ressourcen. Wir haben uns dieser Herausforderung angenommen – mit dem Ziel, solche Prozesse dennoch zu automatisieren.
In einem aktuellen Projekt für einen großen Maschinen- und Anlagenbauer konnten wir das erfolgreich umsetzen. Grundlage ist eine aus dem Enterprise Resource Planning (ERP)-System exportierte Liste mit allen relevanten Projektinformationen. Mithilfe einer intelligenten Programmierung lassen sich daraus – quasi auf Knopfdruck – automatisch Dateiordner und Unterordner im Verzeichnissystem erzeugen. Diese werden anschließend automatisiert mit den jeweils aktuellen Daten und Dokumenten der Zulieferer befüllt. Der gesamte Vorgang kann bei Bedarf auch mehrsprachig erfolgen und spart – je nach Maschinentyp – bis zu drei Arbeitstage ein.
Das Ergebnis wird in einer übersichtlichen Liste zusammengeführt. Sie zeigt auf einen Blick, welche Dokumente noch fehlen oder erstellt werden müssen. So können fehlende Inhalte gezielt nachgefordert werden – schnell, strukturiert und effizient.
Wenn zusätzlich eine Printversion der Dokumentation benötigt wird, erstellt das System automatisch kundenspezifische Trennblätter und Register. Diese werden mit den projektbezogenen Daten ergänzt und bei Bedarf direkt an einen Druckdienstleister übermittelt – was nochmals bis zu zwei Arbeitstage spart.
Und auch beim Einholen fehlender Unterlagen unterstützen wir: Auf Wunsch werden die jeweiligen Partner automatisiert per E-Mail kontaktiert – inklusive personalisierter Auflistung der noch benötigten Dokumente und optionaler Erinnerung. Passgenau, zielgerichtet und effizient.
Sie möchten Ihre Prozesse ebenfalls intelligenter gestalten?
Sprechen Sie uns an – wir analysieren Ihre Abläufe und zeigen Ihnen individuelle Möglichkeiten zur smarten Prozessautomatisierung.
