Dokumentenmanagement-System
In Unternehmen aller Branchen werden heutzutage firmenintern enorme Mengen an Dokumenten bewegt. Die effiziente Verwaltung dieser Dokumente zählt zu den zentralen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Das Ziel: Die richtige Information der richtigen Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Insbesondere, wenn in diesem Zusammenhang gesetzliche Vorgaben erfüllt werden müssen, ist dies eine Aufgabe, die häufig nur noch mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) realisiert werden kann.
Reibungslose Abläufe in einem Unternehmen setzen eine effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und schnellen Zugriff auf dieselben voraus. Im Zentrum des Dokumentenmanagements steht daher die zentrale Sammlung von Dokumenten und deren Bereitstellung sowie die Steuerung von Zugriffsrechten. Dies macht unter anderem eine Definition dessen erforderlich, welche Mitarbeiter welche Art und Qualität von Information zu welchem Zeitpunkt benötigen. Um ein für derartige Verwaltungsaufgaben geeignetes Dokumentenmanagement-System zu finden, das den branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen genügt, kann die Unterstützung eines Fachconsultants wertvolle Dienste leisten. Auf der Grundlage unserer Kompetenzen im Informationsmanagement begleiten wir Unternehmen im Zuge herstellerunabhängiger Produktauswahlberatung auf dem Weg zu einer individuellen DMS-Lösung.
Vorzüge professioneller Dokumentenmanagement-Systeme
Mit der Integration eines Dokumentenmanagement-Systems lassen sich in einem Unternehmen Produktivität und Effizienz von Organisations- und Geschäftsprozessen merklich erhöhen.
Zu den Vorteilen einer Professionalisierung des Dokumentenmanagements zählen:
- Beschleunigung des Informationszugriffs
- Vereinheitlichung der unternehmensinternen Wissensstände
- Verschlankung von Arbeitsprozessen
- Verkürzung von Prozesslaufzeiten
- Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung
- Entlastung von E-Mail-Systemen
- Verbesserung der Dokumentensicherheit
- Gewährleistung gesetzeskonformer Archivierung
- Ressourceneinsparungen beim Verwaltungsaufwand
Professionelle Unterstützung bei der Auswahl der DMS-Software
Ein Dokumentenmanagement-System dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Es erlaubt Unternehmen, Dokumente zu erfassen, in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern, zu verarbeiten und zurückzuverfolgen.
Zu den erweiterten Leistungsmerkmalen moderner Dokumentenmanagement-Systeme gehören zudem Funktionalitäten wie das Versionsmanagement von Dokumenten sowie Kollaborationen und Workflow-Management. Dazu ist beispielsweise die Anbindung an Office-Programme, externe Archivierungslösungen oder E-Mail- und ERP-Systeme erforderlich. Im Rahmen unserer Produktauswahlberatung unterstützen wir Sie bedarfsorientiert sowie produkt- und herstellerneutral zu der passenden DMS-Lösung für Ihr Unternehmen.
