Uploadportal – Modularisiertes Dokumentenmanagement für Zulieferprozesse und interne Ablage

Die strukturierte Ablage technischer Dokumente stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Zeitdruck, uneinheitliche Benennungen und fehlende Standards führen häufig zu einem Wildwuchs an Übergabepunkten – ob im Einkauf, der Montage oder der Technischen Dokumentation. Gleichzeitig müssen Dokumentationen von Zukaufteilen integriert und unterschiedlichste Formate und Strukturen der Zulieferer berücksichtigt werden.

Mit dem Uploadportal bietet die reinisch GmbH eine flexible und zentralisierte Lösung für ein klar strukturiertes Dokumentenmanagement – sowohl für die Zusammenarbeit mit externen Partnern als auch für interne Prozesse.

Als erfahrener Dienstleister unterstützen wir Sie bei der Einführung, Anpassung und Integration des Uploadportals – individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

Struktur und Klarheit durch rollenbasiertes Uploadportal

Das browserbasierte Portal ist über eine HTML-Oberfläche leicht zugänglich und über ein rollenbezogenes Rechtemanagement steuerbar. Je nach Dokumentationsstruktur lassen sich sogenannte Schubladen generieren – etwa für CE-Erklärungen, Stücklisten, Zeichnungen oder Betriebsanleitungen. Diese Strukturierung ist in mehreren Sprachen möglich und kann manuell oder automatisiert erfolgen. Ein Knopfdruck genügt, um die befüllten Schubladen in projektbezogenen Ordnerstrukturen mit definierten Namenskonventionen auszugeben.

Kommunikation und Freigabe direkt im System

Die integrierte Kommentarfunktion ermöglicht es, Dokumente im Lebenszyklus zentral zu verwalten, Änderungen transparent zu kommunizieren und gezielt Rückmeldungen an Zulieferer zu geben. Automatisierte Benachrichtigungen informieren über neue Aufgaben, Liefertermine oder Dokumenteneingänge. Freigabeprozesse lassen sich individuell anpassen und machen die Qualitätssicherung einfach und effizient.

Funktionen des Uploadportals auf einen Blick

Das Uploadportal unterstützt Sie mit einer Vielzahl an nützlichen Funktionen:

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Meilensteinen und neuen Aufgaben
• Anpassbare Freigabeprozesse je nach Benutzerrolle
• Konfiguration der Modulgrößen aus Vorlagen oder manuell
• Kommentarfunktion zur revisionssicheren Ablage und Abstimmung
• Exportfunktion mit projektbezogenen Ordnerstrukturen und Namenskonventionen
• Quantitativer Soll-Ist-Vergleich und vereinfachter Qualitätscheck
• Klar definierte Ablagestrukturen und deutlich verkürzte Suchzeiten
• Automatisches Generieren von anlagenspezifischer Dokumentation
• Unterstützung von Sprachvarianten und überwachter Formatzwang
• Automatisiertes Nachfordern fehlender Dokumente
• Kommentierung von Dokumenten direkt im System