Einsatz eines Open Source-Content-Management- bzw. Redaktionssystems im Anlagenbau

Open Source-Content-Management- bzw. Redaktionssystems im Anlagenbau

Die Erstellung und Publikation von Technischen Dokumentationen im Anlagenbau erfordert häufig die Integration eigener, strukturierter Dokumentation und Zuliefererdokumentationen, die in heterogenen Formaten angeliefert werden (PDF, Word, Excel, …). Dazu sollte im Vorfeld eine Planung der Dokumentation erfolgen, die neben der Strukturierung und Integration von eigenen und zugelieferten Bestandteilen auch die Termine für Erstellung und ggf. Übersetzung festlegt und darauf basierend die gesamte Erstellung und Publikation der Technischen Dokumentation abbildet.

Die so erstellte Struktur spiegelt sich dann im CMS wieder, das die Autoren benutzen.

Durch die jederzeit aktuelle und maschinell lesbare Definition der Sollstruktur ist auch permanent ein Vergleich mit der bisher erstellten und zugelieferten Dokumentation möglich, und somit kann jederzeit und detailliert der Fertigstellungsgrad ermittelt werden. Insbesondere ist erkennbar, wenn Termine zur Lieferung oder Erstellung von Bestandteilen der Dokumentation gefährdet oder sogar schon überschritten sind.

Umgekehrt kann das System automatisch erkennen, dass ein Teil der Dokumentation vollständig, ggf. übersetzt sowie freigegeben ist. Beim Erreichen einer vollständigen Teilstruktur kann dies dann weitere Ereignisse auslösen, die bei der Planung definiert wurden, etwa die Zahlung an einen Lieferanten.

Das CMS muss zur Umsetzung solcher Funktionalität in einen Gesamtprozess eingebunden werden, der maschinell mittels einer Workflow Engine umgesetzt ist, und der auch das Planungstool und weitere interne Systeme (z.B. SAP) umfasst.

Die Realisierung einer solchen Lösung setzt den Einsatz eines CMS mit folgenden Eigenschaften und Fähigkeiten voraus:

·         Modulare Erstellung strukturierter Dokumentation mit standardisierten Datenmodellen wie DITA.

·         Integration strukturierter Daten und unstrukturierter Zulieferdaten.

·         Steuerbarkeit von Aktionen und Überwachung von Ereignissen „von außen“ über eine Programmierschnittstelle

·         Integration von Publikationswerkzeugen zur Ausleitung des jeweiligen Standes der Gesamtdokumentation.

·         Integration eines Werkzeuges für die Dokumentenplanung und einer Workflow Engine

Die obigen Anforderungen legen die Auswahl eines CMS nahe, das nicht der Kategorie der klassischen Redaktionssysteme entstammt, sondern eher eines Enterprise-CMS, das die Erstellung modularer Dokumentation ebenso ermöglicht wie die weiteren Anwendungsfälle.

Klassische Redaktionssysteme bieten die benötigte Funktionalität häufig nur teilweise. Auch die Integration über Programmierschnittstellen ist oft ein Manko, weil sich die Systeme sich als Gesamtlösung verstehen und nicht als ein Werkzeug unter mehreren in einem Gesamtprozess.

Um die durchgehend sehr hohen Lizenzkosten zu vermeiden und die vorhin genannten Anforderungen optimal zu bedienen, bietet reinisch eine Open-Source-Lösung an. Diese Lösung bietet neben den ECMS-Funktionen und der Integration von Dokumentenplanungs- und Workflowfunktionen auch bereits eine vollständige Unterstützung zur Erstellung von modularer Dokumentation mit beliebigen Datenmodellen, darunter auch DITA an.